W skrócie
- Chaos w ActiveCollab, gdzie niektóre wątki miały ponad 300 komentarzy, opanowano przez podział projektów na semi-fixed price i godzinowe oraz rozbijanie dużych zadań na taski i podzadania. Rozliczanie jest wygodniejsze, a ustalenia łatwiej znaleźć.
- Briefy poprawiono etapami: każda osoba dostała 1-2 pozycje do przepisania prostszym językiem, co zajęło po 10-15 minut. Efekt to praktycznie zero pól oznaczanych jako „NIE WIEM”.
- Każde spotkanie ma opisany cel i agendę. Oszczędza to czas, pozwala rozmawiać o konkretach i pilnuje, by w trakcie nie umknęły kwestie zaplanowane do omówienia.
Nowa organizacja zadań na platformie ActiveCollab
W codziennej pracy z naszymi partnerami korzystamy z platformy ActiveCollab – testowaliśmy już kilka podobnych narzędzi i to jest według nas najlepsze. Chcąc się rozwijać i realizować coraz większe projekty, musieliśmy jednak wdrożyć pewien schemat organizacji projektów oraz zadań, ponieważ przy dużych realizacjach powstawał chaos, ciężko było odnaleźć się w dyskusjach (niektóre wątki miały ponad 300! komentarzy), a partnerzy mieli problem z tworzeniem nowych zadań.
Jak to naprawiliśmy?
Przede wszystkim zmiany wprowadzaliśmy stopniowo. Projekty rozdzieliliśmy na te rozliczane w modelu semi-fixed price oraz godzinowe. Jeśli chodzi o organizację zadań w projektach, zaczęliśmy duże zadania rozbijać na mniejsze taski, a w tych mniejszych wątkach dodatkowo rozpisywaliśmy wszystko na podzadania. Przykładowo w dziale Design projekty sklepów internetowych zaczęliśmy dzielić na poszczególne widoki – osobne zadanie dotyczyło projektu strony głównej, osobne podstrony produktowej itd. Z racji specyfiki pracy, w dziale Dev poszliśmy o krok dalej i wdrażanie poszczególnych funkcjonalności jest nawet rozdzielane osobno na kodowanie i stylizację. Przede wszystkim specjaliści mieli wolną rękę we wprowadzaniu nowej organizacji zadań w ActiveCollab – wszak to oni będą w tych projektach pracować.
Efekty?
Wiedzieliśmy, że wprowadzenie zmian usprawni naszą współpracę z partnerami, ale nie sądziliśmy, że tak niewielkim wkładem pracy możemy poprawić tak wiele. Cały proces rozliczania projektów jest teraz znacznie wygodniejszy, w projektach panuje większy porządek, a odnalezienie kluczowych ustaleń, w którymkolwiek wątku zajmuje dużo mniej czasu.
Edycja briefów
Jednym z narzędzi wykorzystywanych do badania potrzeb naszych partnerów są briefy. Mniej więcej rok temu podjęliśmy pierwszą próbę usprawnienia naszych dokumentów – ograniczyliśmy wtedy ilość pól koniecznych do wypełnienia oraz uprościliśmy samą treść pytań. Efekty były obiecujące, ale mimo wszystko wciąż odczuwalne były pewne utrudnienia. Zauważyliśmy, że osoby, które wypełniały brief reklamowy, nie rozumiały niektórych pól (szczególnie było to zauważalne w przypadku briefów dla sklepów internetowych) co sprawiało, że różnica między briefem a finalnymi założeniami była czasem bardzo duża. W wyniku burzy mózgów doszliśmy do wniosku, że należałoby lepiej opisać cały brief, ale mając na uwadze, aby komunikaty były krótkie, proste i czytelne – celem było wytłumaczenie pewnych funkcjonalności przeciętnemu zjadaczowi chleba.
Jak to naprawiliśmy?
Całą operację rozbiliśmy na etapy, a po konsultacjach z naszymi specjalistami, rozpisaliśmy wszystkie elementy briefu, które wymagały poprawy. Następnie całą listę rozdzieliliśmy, przydzielając 1-2 pozycje z listy danej osobie – dzięki temu nie przytłoczył nas ogrom pracy, ponieważ każdy poświęcił na to tylko 10-15 minut. Na koniec pozostało nam wprowadzić zmiany w życie i przetestować nowe dokumenty w codziennej pracy.
Efekty?
Choć jesteśmy dopiero w trakcie wdrażania zmian i jeszcze nie wszystkie briefy są zaktualizowane, to już zauważamy pozytywne zmiany. Praktycznie nie zdarza się, by jakiekolwiek pole zostało oznaczone jako “NIE WIEM”, a to był dotychczas jeden z poważniejszych problemów.
Wprowadzenie celu i agendy spotkań
Jesteśmy komunikatywni i lubimy sobie pogadać, ale kiedy organizujemy spotkania dotyczące projektów to zależy nam na konkretach. W związku z tym wprowadziliśmy w naszej agencji zasadę, aby każde spotkanie było wcześniej dokładnie opisane – jaki jest cel spotkania i co chcemy na nim omówić. Dzięki temu oszczędzamy sporo czasu, rozmawiamy o konkretach i pamiętamy o czym mamy rozmawiać (wbrew pozorom, czasem zdarza się, że w trakcie spotkania umykają jakieś kwestie, które mieliśmy omówić). Podoba Ci się nasz model współpracy z klientem? Chcesz podjąć z nami współpracę? Nasza agencja interaktywna z chęcią urzeczywistni Twoją wizję.
Masz pytanie do tego materiału? Napisz do nas.
