Jak napisać ofertę handlową?

Zawartość artykułu

Czym jest oferta handlowa?

Oferta handlowa to szczegółowy dokument prezentujący produkty lub usługi przedsiębiorstwa, skierowany do potencjalnych klientów. Jest to kluczowe narzędzie w biznesie, mające na celu przyciągnięcie uwagi odbiorców oraz przekonanie ich do dokonania zakupu. Dobra oferta handlowa powinna być jasna, przekonująca i dostosowana do potrzeb oraz oczekiwań klienta. Zawiera szczegółowe informacje o produkcie lub usłudze, w tym funkcje, zalety, cenę oraz warunki współpracy. Wyróżnia się także atrakcyjnym designem i klarowną strukturą, co ułatwia zrozumienie i podejmowanie decyzji. Oferta handlowa jest nie tylko wizytówką firmy, ale też odzwierciedleniem jej profesjonalizmu i dbałości o klienta. Tworzenie skutecznej oferty handlowej wymaga zrozumienia rynku, konkurencji oraz indywidualnych potrzeb klienta, aby móc skutecznie komunikować wartość i unikalność proponowanych rozwiązań.

Jak napisać ofertę handlową dla klienta w skuteczny sposób? Trzeba go dobrze poznać i w oparciu o to sprzedawać.

Jeżeli chcesz przygotować dobrą ofertę handlową, to musisz zacząć od przeprowadzenia gruntownego badania potrzeb z klienta, już podczas waszych pierwszych rozmów. Takie badanie potrzeb, zdecydowanie ułatwi wcześniejsze przygotowanie briefu z odpowiednimi pytaniami, który będziesz mógł przesłać do klienta. Najlepiej jednak kiedy zadasz tak przygotowane pytania w ramach spotkania na żywo lub wideokonferencji, kiedy właściwie dopiero zaczynasz swój proces sprzedaży. Zakładając że masz już świetnie przygotowany brief, to poniższe wytyczne powinny pomóc Ci przygotować skuteczną ofertę handlową. Jeżeli nie masz jeszcze przygotowanego briefu, to serdecznie zapraszam Cię do zapoznania się z naszym artykułem na ten temat:

Czym jest i co zawiera brief marketingowy?

To pozwoli Ci na jeszcze lepszego przygotowanie oferty handlowej. W końcu tworzymy ją w oparciu o informacje które pozyskamy od klienta 🙂

Jak powinna wyglądać Twoja oferta handlowa?

Na start niesamowicie ważna kwestia o której wiele firm zapomina i nie traktuje tego dostatecznie poważnie. Mianowicie, mowa tutaj o właściwym brandingu oferty. Niesamowicie wiele razy spotkałem się z sytuacją w której oferta handlowa była przesyłana mailowo lub w formie standardowego dokumentu stworzonego w Word. To nie jest dobry pomysł i już tłumaczę dlaczego. Trzeba pamiętać, że po drugiej stronie jest osoba, która z pewnością zwróci uwagę na kwestie graficzne. Dlaczego? Ponieważ wygląd oferty buduje w naszym kliencie pewne skojarzenia, no i teraz najlepiej, żeby budował takie skojarzenia, które my chcemy żeby klient miał, a nie takie których nie chcemy (no masło maślane, ale taka prawda). Wyobraźmy sobie kilka ofert, wszystkie na to samo kopyto i Twoja z innym brandingiem niż pozostałe.

Nowoczesnym, z pięknymi ikonami, na papierze firmowym z Twoim logo, a także z Twoim key visualem. Zapewniam, że w takiej sytuacji, to Twoja firma będzie budzić wrażenie nowoczesnej, rozwijającej się, nadążającej nad trendami i rozumiejącej dzisiejszy rynek, a nie te które czcionką Time New Roman w formie bullet points wymienią jedynie co zawiera usługa i w jakiej cenie. Będziesz się wyróżniać, a przecież to właśnie o to chodzi, trzeba zwrócić na siebie uwagę klienta. Czy to znaczy, że klient wybierze ofertę której branding jest najlepszy i nie zwróci uwagi na inne aspekty? Na pewno nie, ale to bardzo dobry start dla naszej oferty, bo zapewne to z nią jako pierwszą się ktoś zapozna. Jest sporo prawdy w stwierdzeniu, że pierwsze wrażenie możesz zrobić tylko raz.

Jak napisać ofertę handlową która ma odpowiednią strukturę?

Dobra oferta handlowa, to taka, która nie tylko skutecznie prezentuje nasze produkty lub usługi, ale jest również zaprojektowana z myślą o potrzebach i oczekiwaniach naszego klienta. Istotne jest, aby struktura takiej oferty była przemyślana i dopasowana do specyfiki rynku oraz profilu odbiorców. W naszej agencji zdobyliśmy doświadczenie w kreowaniu ofert, które rezonują z naszymi klientami (a przynajmniej otrzymujemy na ich temat pozytywny feedback), dlatego chętnie podzielę się przykładem, jak może wyglądać taka dobrze skonstruowana oferta. Wyróżnić można kilka kluczowych elementów.

Skuteczny sposób przedstawienia logo

Warto rozpocząć od strony na której przedstawimy logo naszej firmy oraz naszego klienta. Najlepiej w środku strony. Takie logo możesz spokojnie pobrać ze strony internetowej klienta (o ile posiada stronę) lub jego profili na social mediach (zakładając, że takie profile posiada), a następnie za pomocą narzędzia jak Figma przygotować sobie jego odpowiedni format i dodać do swojej oferty. Niech klient zostanie pozytywnie zaskoczony widząc SWOJE logo na SWOJEJ ofercie którą dla niego przygotowałeś. Jest to już forma personalizacji, nie będzie Cię to kosztować zbyt wiele czasu. Minuta lub dwie, a to miły gest w stronę klienta.

Przedstawienie sytuacji Twojego klienta

Skoro przygotowujemy ofertę dla klienta, to zacznijmy od odwołania się do jego potrzeb 🙂 pamiętasz brief o którym wspomniałem wcześniej? Tutaj idealnie sprawdzi się to co w jego ramach ustaliliście. Jeżeli jeszcze nie przeczytałeś artykułu w którym opisuje w jaki sposób go stworzyć, to polecam od niego zacząć i powrócić do tego momentu po jego przeczytaniu. Zakładając, że masz już świetnie przygotowany brief i otrzymałeś odpowiedzi na swoje pytania od klienta, to kolejną stronę powinieneś przeznaczyć na opisanie jego aktualnej sytuacji, tak jak Ty ją zrozumiałeś na podstawie briefu. Tutaj podziękowania dla Szymona Negacza która w jednym ze swoich odcinków podcastów zasugerował żeby taki opis wprowadzić do oferty pod czym całkowicie się podpisuje. Treść takiej strony może wyglądać następująco:

XYZ, skontaktowałeś się z nami, ponieważ chcecie otworzyć sklep internetowy z XYZ. Chcecie sprawdzić, jak zachowa się rynek, ponieważ uważacie, że nie jest jeszcze zagospodarowany. Będzie to dla Was test, ponieważ posiadacie duże doświadczenie w sprzedaży XYZ, jednak XYZ jest dla Was nowością. Na sklepie będą sprzedawane produkty w postaci XYZ. Wartość minimalna każdego zamówienia to XYZ. Dostępne będą X różne opcje, z czego jedna z nich będzie do własnej kompozycji przy użyciu XYZ dostępnych produktów. Produkty będą w tej samej cenie, ale będą różnić się XYZ. Na tę chwilę pracujecie na XYZ, jednak nie wiecie, czy będzie ona potrzebna. Zadbamy o to, aby była możliwość jej późniejszej integracji

W ten sposób dajesz klientowi pewność że zrozumiałeś jego sytuacje, a także dajesz klientowi możliwość odniesienia się do tego co opisałeś i zgłoszenia ewentualnych uwag lub poinformowania Cię o dodatkowych aspektach o których nie wspomniał, a przypomniał sobie w trakcie czytania Twojego opisu. No piękna sprawa. Przedstawienie tego w taki sposób pozwala również w późniejszym etapie prezentacji oferty na odnoszenie się do sytuacji klienta w kontekście usług lub produktów które oferujemy jako rozwiązanie jego problemów lub wyzwań.

Przedstawienie Twojej usługi lub produktu

Nadszedł czas na który czekaliśmy (hahahaha), czyli to co każdy handlowiec chce zrobić od samego początku, ale nie powinien, bo to nie my w ofercie jesteśmy najważniejsi. Przedstawmy swoją usługę lub produkt który przygotowaliśmy dla naszego klienta, a który jest odpowiedzią na jego potrzeby. W trakcie opisywania usług lub produktu warto odnosić się w miarę możliwości do celów, działań, problemów lub wyzwań, które udało Ci się zidentyfikować w trakcie wcześniejszych rozmów z klientem. Trzeba klientowi pokazać, że oferta którą dla niego przygotowaliśmy jest rozwiązaniem jego aktualnej sytuacji. Pamiętaj, że w ofercie nie chodzi o Ciebie ani o Twoją firmę, chodzi o klienta i o jego firmę, o to w jaki sposób Twoja oferta pomoże mu osiągnąć jego CELE, a nie Twoje cele sprzedażowe 😉

Przedstawienie wartości Twojej usługi lub produktu

Kolejna strona Twojej oferty powinna być dedykowana wybranym wartościom Twojej firmy, które raz jeszcze (wiem, że zaczynam brzmieć jak zdarta płyta, ale to naprawdę ważne) wpłyną bezpośrednio na rozwiązanie problemu Twojego klienta lub pomogą mu w osiągnięciu wyzwania które w danym momencie identyfikuje (jak Decard Kain przedmioty w Diablo 2). To nie mogą być wartości typu „mamy jakość”, „mamy profesjonalny zespół”, „mamy X lat doświadczenia”, bo jak się okazuje, to te wartości ma większość firm w Polsce, niezależnie od branży. Także wszyscy jesteśmy jakościowi, mamy świetny zespół i super dużo lat doświadczenia na rynku.

No po prostu wszyscy jesteśmy wspaniali. No dobra, to jak w takim razie powinniśmy przedstawić w ofercie swoje wartości? Musimy odpowiedzieć sobie na bardzo ważne pytanie, czyli co chcemy w życiu robić i po prostu…nie no żartowałem, to ważne pytanie, ale nie o nie chodziło. To pytanie, to „Czy moja wartość rzeczywiście rozwiązuje problem / wyzwanie tego klienta?” lub „Czy moja wartość rzeczywiście pomaga klientowi osiągnąć jego cel?”. Dlaczego tak ważne jest odpowiedzenie sobie właśnie na te pytania? Ano dlatego, że klient jak będzie przeglądać Twoja ofertę lub będzie słuchać jak o niej opowiadasz w trakcie spotkania, to na bank zada sobie te pytania albo bardzo podobne. Skoro wiemy, że one się pojawią, to dlaczego by na nie od razu nie odpowiedzieć? Podam przykład z naszej agencji.

Klient powiedział naszemu specjaliście, że w ostatniej współpracy z agencją problemem był taki, że klient często długo czekał na odpowiedź na zadane pytanie lub zlecone zadanie oraz że brakowało mu kontaktu z osobą ściśle dedykowaną dla niego, a to blokuje jego możliwości skalowania biznesu. Po prostu w innej agencji osobą odpowiedzialną za sprzedaż, obsługę klienta i konsultowanie sytuacji odpowiedzialny był właściciel agencji.

No i to jest realny problem, bo przecież nie da się być w stałym kontakcie ze wszystkimi swoimi klientami prowadząc w ten sposób biznes (wiem, bo również kiedyś byliśmy w takiej sytuacji). Jeden za wszystkich i wszyscy za jednego – to się nie sprawdza w prowadzeniu firmy na większą skalę, nie wspominając już o ryzyku jakie generuje to dla klienta (ale o tym to może kiedyś napiszę w innym artykule). Dlatego w przygotowanej dla tego klienta ofercie umieściliśmy wartości które zaadresują wymienione przez niego problemy (wszystkie wartości naszej firmy mamy zapisane i stworzone we współpracy z naszymi specjalistami, do których każdy ma dostęp w narzędziu CODA), były to min.

Dedykowany Project Manager oraz wsparcie różnych specjalistów – na czas współpracy otrzymasz dostęp do dedykowanego project managera oraz zespołu specjalistów z różnych działów naszej agencji, abyśmy mogli stworzyć XYZ, która zwiększy Twoją sprzedaż i pozyska dla Ciebie nowych klientów.

Szybka komunikacja – odpowiadamy na wiadomości w ciągu 1 dnia roboczego. Otrzymasz tym samym szybką i sprawną komunikację, co przyśpiesza realizację projektów. Dodatkowo, w nagłych przypadkach, umożliwiamy kontakt telefoniczny z liderem projektu.

Nie były to jedyne wartości które wymieniliśmy w ofercie handlowej, natomiast umieszczając konkretnie te dwie zapewniliśmy klienta od dwóch rzeczach. Po pierwsze, że dokładnie go wysłuchaliśmy, a po drugie, że nasza usługa lub produkt posiada rozwiązanie którego potrzebuje w swojej aktualnej sytuacji.

Przedstawienie Twoich rezultatów ze współpracy z innymi firmami z tej samej branży lub podobnej

Jeżeli tylko masz taką możliwość, to warto dodać do kolejnej strony swojej oferty przykłady osiągniętych rezultatów we współpracy z innymi klientami. Najlepiej żeby były to przykłady związane bądź pokrewne z branżą naszego potencjalnego klienta oraz odpowiadające celom które nasz klient chce zrealizować. To może być w formie casestudy lub rozpisania kluczowych informacji z perspektywy swojego klienta. Zakładam, że casestudy jest formą dobrze znaną więc nie będę tłumaczyć na czym polega (jak napisać dobre casestudy to z pewnością jest temat na osobny artykuł), więc dla przykładu podam jak u nas wygląda schemat rozpisania rezultatów np. ze współpracy w ramach usługi SEO. Skupiamy się na kilku rzeczach:

Branża + nazwa firmy (jeśli możemy ją podać)
Budżet miesięczny + ile miesięcy pozycjonujemy
Wyniki kluczowych fraz
Wizytówka na Google Maps (jeśli jest to również wyniki)
Obszar (konkretne miasta, województwa etc)

Podanie tych informacji ma za zadanie stworzyć dowód, że kiedy rozumiemy sytuację klienta, to dzięki naszym usługom i wartościom które posiadają, jesteśmy w stanie osiągnąć konkretne rezultaty. Dodatkowo rozwiewamy tym samym ewentualne obiekcje naszego klienta, który z pewnością zastanawia jakie wyniki osiągamy obecnie ze współpracy z naszymi klientami.

Przedstawienie ceny Twojej usługi lub produktu

Nadszedł czas na moment który jest chyba jednym z najbardziej stresujących dla handlowców, czyli podanie ceny za swoją usługę lub produkt. Wszystko co zrobiliśmy wcześniej, badanie potrzeb, analiza briefu, przygotowanie oferty w myśli przedstawionej w tym artykule struktury, a także opowiedzenie o niej w kontekście celów, potrzeb, wyzwań lub problemów klienta prowadzi właśnie do tego momentu. Do momentu pokazania, że to wszystko co dla klienta przygotowaliśmy, te rozwiązania odpowiadające jego sytuacji, to kosztują TYLE i TYLE i kropka. Jeżeli tak to zrobimy, to jest duża szansa, że klient zrozumie za co płaci i co najważniejsze dlaczego tyle ma zapłacić za nasz produkt lub usługę. Tym bardziej jeżeli Twoje ceny są wyższe niż Twojej konkurencji jak w naszym przypadku 🙂

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest podanie w swojej ofercie minimum dwóch opcji cenowych swojej usługi lub produktu. Wersji która kosztuje więcej i zawiera w sobie więcej, a również takiej która cenowo jest korzystniejsza dla naszego klienta i dalej pozwala realizować jego cele biznesowe, ale może w trochę mniejszym zakresie lub dłuższym czasie. Ja tego nie wiem, to już trzeba we własnym zakresie opracować jak te opcje mają wyglądać, natomiast lepiej żeby klient porównywał przedstawione przez nas opcje między sobą i zastanawiał się co jest dla niego lepsze niż żeby jedną przygotowaną przez nas opcje, porównywał jedynie z opcjami konkurencji. Zawsze to większa szansa, że to z nami klient zdecyduje się współpracować lub dalej prowadzić rozmowy.

Co dobra oferta handlowa zawiera na końcu oferty?

Nie wiem czy istnieje gotowy wzór lub wzory ofert handlowych które w odpowiedni sposób odpowiedzą na pytanie z nagłówka. Z pewnością profesjonalna oferta sprzedaży w zależności od branży może mieć kilka opcji zakończenia. Pytanie, na czym klient skorzysta z Twojej oferty najbardziej? Wydaje mi się, że najlepiej będzie przedstawić kilka pomysłów które możesz umieścić na końcu swojej oferty, a o tym które stworzą Twój szablon oferty handlowej zdecydujesz sam:

odpowiednie wezwanie do działania – dlaczego wezwanie do działania? jeżeli nie masz możliwości przedstawienia propozycji osobiście i musisz wysłać ją np. w formacie PDF, to dobrze jest wprowadzić CTA na końcu swojej oferty np. „Umów się na przedstawienie oferty z specjalistą” – niech to CTA również informuje klienta czego może się spodziewać, jak w tym przykładzie, że kolejnym korkiem może być omówienie oferty z specjalistą. Niech to będzie przemyślane zaproszenie do współpracy i nie zapomnij dodać swoje dane kontaktowe.
przedstawienie zespołu który będzie zaangażowany w realizację usługi – Twoja propozycja współpracy może zawierać zdjęcie np. project managera który będzie w kontakcie w trakcie usługi z klientem lub możesz umieścić tam zdjęcie specjalisty który będzie zaangażowany we współpracę po stronie agencji wraz z krótkim bio na jego temat. Odbiorca oferty może docenić, że już na tym etapie może poznać osoby z którymi będzie potencjalnie współpracować.
opcjonalne usługi lub produkty – możesz przedstawić w treści oferty informacje na temat twoich produktów lub usług, które po analizie sytuacji klient zaliczasz jako dodatkowe, warte rozważenia, rozwiązujące w jakiś sposób jego problemy lub wyzwania, ale możliwe do wprowadzenia w późniejszym czasie. Niech klient będzie świadomy, że masz je w swojej ofercie, bo często zdarza się, że klienci zawiązują współpracę z innymi firmami w ramach rozwiązań które również oferujemy, jedynie dlatego, że nie byli świadomi, że mamy je w swoim arsenale.
portfolio i casestudy – dobra oferta sprzedaży powinna zawierać odpowiednio dobrane do klienta przykłady współpracy z innymi naszymi partnerami biznesowymi. Wcześniej podawaliśmy skrót takich informacji, a tutaj jest miejsce na to żeby podlinkować przykłady i pokazać korzyści ze współpracy z naszą firmą w sposób bardziej rozbudowany.

Zapewne opcji jest znacznie więcej, ja przedstawiłem te które najczęściej dodajemy do swoich propozycji współpracy. Zachęcam Cię do eksperymentowania, do zmiany elementów oferty, do zmiany treści oferty handlowej, do poznania co możesz zrobić lepiej, do odkrycia sposobów na przekonanie klienta do zakupu. Przede wszystkim, życzę Ci dobrej zabawy w procesie tworzenia ofert i jak największej skuteczności w sprzedaży oraz dziękuje Ci bardzo za przeczytanie tego artykułu.

Przeczytaj również:

Autor: Paweł Dębosz

COO

Jak napisać ofertę handlową w skuteczny sposób? [Gotowy wzór]